Vrijwilligers vinden en behouden

Vrijwilligers vinden en behouden is tegenwoordig een hels karwei. Steeds meer verenigingen moeten besluiten om een vergoeding te betalen om de vereniging draaiend te houden, ondanks dat de clubkas dit eigenlijk niet toelaat.

Veel leden kunnen of willen geen vrijwilligerswerk meer doen omdat hun werk dat niet toelaat, zij voortdurend negatief worden benaderd of de perceptie is dat het veel meer tijd vergt dan in feite het geval is.

Hieronder een lijst met open deuren…

Zoeken van vrijwilligers

Gebruik de media met een groot bereik om aan te geven dat je vrijwilligers zoekt (internet en Facebook… dit is een no-brainer).

Denk echter niet dat het plaatsen van een advertentie veel oplevert! Benader de potentiële vrijwilligers altijd persoonlijk en vraag hen of zij wat kunnen betekenen voor de vereniging. Vaak willen leden wel wat bijdragen, maar worden zij weerhouden door onzekerheid: het is niet altijd duidelijk wat de taken zijn en hoeveel tijd men hieraan kwijt is.

Stel een duidelijke taakomschrijving vast en bepaal daarnaast wat voor persoon deze taak het beste zou kunnen uitvoeren: niet elke vrijwilliger is geschikt voor een bepaalde taak of functie. Houd hier ook rekening mee.

Zoek naar duo’s of kleine teams (1+1=3). Het helpt enorm wanneer vrijwilligers samen kunnen optrekken om een taak/functie uit te voeren. Zij hebben niet het idee om er alleen voor te staan en kunnen zo ook het werk beter verdelen waardoor het leuk blijft. Voor de vereniging is de continuïteit zo wat beter gewaarborgd.

Denk ook aan anderen, buiten de vereniging. Vaak kan er veel werk uit handen worden genomen door het begeleiden van stages of afstudeeropdrachten. Houd er echter wel rekening mee dat de begeleiding tijd vraagt en niet vrijblijvend is.

Aanstellen van een vrijwilliger

Neem dit serieus en voer een ‘sollicitatie gesprek’. Bepaal of de kandidaat geschikt is om de taak/functie uit te voeren, of de kandidaat voldoende tijd wil vrijmaken en of de kandidaat voldoende verantwoordelijkheidsgevoel heeft om ook echt de schouders er onder te zetten en niet met de minste tegenslag de handdoek in de ring gaat gooien.

Kijk op social media. Kijk op FaceBook en Linkedin om een beeld te krijgen van de kandidaat. Gebruik Google om de persoon te zoeken en kijk wat er zoal op internet te vinden is.

Geef duidelijk aan wat je verwacht en leg dit ook vast in afspraken. Je moet duidelijk zijn in wat je verwacht! Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend, ondanks dat het niet wordt betaald.

VOG. Als jouw vrijwilligers met jongeren werken, laat dat een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen. Altijd! De kosten wegen niet op tegen mogelijke problemen wanneer de vrijwilliger ongewenst gedrag laat zien en de vereniging negatief in de publiciteit komt. Als er voor de aanstelling geen VOG is overlegd heeft het Bestuur wat uit te leggen…

Meedraaien. Laat de vrijwilliger eventueel meedraaien. De vereniging en de vrijwilliger kunnen dan een goed beeld krijgen van wat er wordt gevraagd en wat de kandidaat zoal kan.

Sluit een overeenkomst af en leg de afspraken hierin vast.

Koester de vrijwilliger

Tja… ook dit is duidelijk. Maar het gebeurt vaak niet genoeg. Hieronder enkele tips:

Ga frequent na hoe het gaat met de vrijwilliger en wat hij / zij vindt van de werkzaamheden en of er nog zaken zijn die verbeterd kunnen worden. Houd deze feedbackloop echt in stand, want dat levert de vereniging veel waardevolle informatie op;

Geef de vrijwilliger ook complimenten en confronteer de vrijwilliger niet alleen maar met zaken die niet goed gaan of beter moeten;

Betrek de vrijwilligers bij belangrijke beleidsbeslissingen die van invloed zijn op de taken/ functies die vrijwilligers uitoefenen. Houd de vrijwilligers betrokken en raadpleeg hen voordat een besluit wordt genomen of een besluit wordt voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering.

Bescherm de vrijwilligers tegen ongewenst gedrag van anderen. Neem als bestuurder duidelijk en expliciet stelling en communiceer wanneer vrijwilligers niet met respect worden behandeld.

Neem op tijd afscheid

Dit is vaak heel moeilijk. Er moeten taken worden uitgevoerd, maar je komt er achter dat de vrijwilliger er een potje van maakt met als gevolg dat anderen moeten inspringen. Vaak omdat betreffende vrijwilliger onbewust onbekwaam is. In dat geval moet afscheid genomen worden ! Neem de tijd hiervoor en voor een ‘exit gesprek’ en leg uit waarom je afscheid neemt.

Toch een vergoeding betalen?

Soms helpt het om een kleine vergoeding te betalen. Dit schept immers een verplichting ! Lees onze blog met de spelregels.