In 10 stappen naar een communicatieplan

Communicatie binnen en over een vereniging is cruciaal ! Het verbindt en trekt nieuwe leden aan waardoor het van levensbelang is. Het gebruik van social media is tegenwoordig super belangrijk voor goede communicatie. Maar het gebruik van social media vereist een goede communicatiestrategie en -beleid van de vereniging. Maar hoe maak je als bestuurder nu beleid over een onderwerp waar je geen kaas van hebt gegeten? Lees verder over de do’s en don’ts.

10 Stappenplan

Een communicatiestrategie is het in overeenstemming brengen van de werkelijke reputatie met de gewenste reputatie van je organisatie bij de belanghebbenden (leden, supporters, medewerkers, overheid, sponsoren etc). Het is belangrijk dat je de 10 stappen volgt om te komen tot een goed communcatiebeleid.

Het begint uiteraard met een strategie: wat wil de vereniging bereiken? Uiteraard is alle communicatie gerelateerd aan de identiteit en de ambitie van de vereniging.



A. Bepaal het beleid

0. ’t begint met een strategie

Begin met het bepalen van de kapstok: de doelstelling van de vereniging en de strategie om deze doelstelling te realiseren. Als dit duidelijk is kun je een communicatieplan maken. Dit zal er vast al wel zijn.

1. Doelgroep bepalen

Zet daarna eens op een rijtje wie je waarom wilt bereiken (doelgroepen)? Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen (demografische kenmerken)? Wat is de belangrijkste doelgroep van de vereniging? Je zult zien dat er een grote diversiteit aan doelgroepen is die je kunt identificeren. Bewustwording is belangrijk, omdat dit de effectiviteit van de communicatie bepaalt.

3. Doelstelling bepalen

Als je weet welke groepen er zijn, dan kun je per doelgroep bepalen wat je wilt bereiken? Omschrijf de doelstelling SMART: (Specifiek: eenduidig uit te leggen; Meetbaar: achteraf kunnen meten of het gehaald is; Actiegericht: er moeten activiteiten aan vast zitten; Realistisch: de doelstelling moet haalbaar zijn; Tijdsgebonden: er moet een begin en een eindpunt zijn.

B. Plan de uitvoering

3. Bepaal de boodschap

Beschrijf per doelgroep wat nu de kernboodschap is. Wat wil je aan de doelgroep vertellen ? Wat wil je bereiken?

4. Bepaal de media

Ga na welke media (mail, internet, Facebook, Whatsapp, Twitter..) je wilt inzetten per doelgroep. Houd er rekening mee dat niet elk medium even geschikt is voor een bepaalde doelgroep.

5. Bepaal de middelen

Bepaal welke communicatie middelen je wilt inzetten. Mondeling, schriftelijk, bijeenkomst(en) of op afstand (via social media)

6. Maak een planning

Maak een planning wanneer je wilt communiceren en aan welke doelgroep.

7. Organiseer

Sprel af wie binnen de vereniging met wie communiceert en met welke frequentie. Zorg voor draagvlak voor dit plan bij de leden. Eventueel via de ALV.

8. Maak een begroting

Tja… ’t kost vaak ook geld dus maak en begroting !

C. Voer het plan uit

9. Voer uit en monitor

Voer het plan uit en monitor of de boodschap overkomt, of de boodschap wordt begrepen en wat men van de boodschap vindt.

10. Evalueer

Gebruik de uitkomsten van de vorige stap om na te gaan of het plan moet worden aangepast.

Mooi stappenplan, maar ja.. heel pragmatisch is het niet. Als je gewoon snel aan de slag wilt met communicatie op social media, lees dan onze blog over dit onderwerp.

Gebruik van social media

Een vereniging heeft verschillende stakeholders, groepen mensen die op 1 of andere wijze betrokken zijn bij de vereniging en ook een andere informatiebehoefte hebben. Lees in onze blog over social media waar je zoal aan moet denken wanneer je het communicatieplan uitwerkt en bepaalt welke social media je inzet voor welke doelgroep(en). Je hebt wellicht de doelgroepen vastgesteld, maar niet elke doelgroep is op dezelfde wijze goed te benaderen. Dit is bijvoorbeeld met name afhankelijk van de leeftijd.